Doris Mora Orrego, identificada con número de identificación tributaria 36272948-4, persona natural, con domicilio en la Calle 10A  #3-19, de la ciudad de Ibague, Colombia, correo electrónico: primeraibague@supernotariado.gov.co , dirección Calle. 10A #3-19, teléfono +(608) 263 7583.

* Actos Notariales: Son actos notariales, los siguientes:

1. Recibir, extender y autorizar las declaraciones que conforme a las leyes requieran escritura pública y aquellas a las cuales los interesados quieran revestir de esta solemnidad ₁.

2. Autorizar el reconocimiento espontáneo de documentos privados ₂.

3. Dar testimonio de la autenticidad de la firma de las personas que la tengan registrada ante el notario ₃.

4. Dar fe de la correspondencia e identidad que exista entre un documento que tenga a la vista y su copia mecánica o literal ₄.

5. Acreditar la existencia de las personas naturales y expedir la correspondiente fe de vida ₅.

6. Recibir y guardar dentro del protocolo los documentos o actuaciones cuando ₆:

1. La ley ordene protocolizarla

2. El juez ordene protocolizarla.

3. Los interesados quieran protegerlos de esta manera

7. Expedir copias o certificaciones de los documentos que reposen en sus archivos ₇.

8. Dar testimonio escrito con fines jurídico-probatorios de los hechos percibidos por ellos dentro del ejercicio de sus funciones ₈.

9. Intervenir en el otorgamiento, extensión y autorización de los testamentos solemnes ₉.

10. Practicar la apertura y publicación de los testamentos cerrados ₁₀.

11. Llevar el registro civil de las personas ₁₁.

12. Liquidación de herencias ₁₂.

13. Liquidación de sociedades conyugales ₁₃.

14. Matrimonio civil ante notario ₁₄.

15. Declaraciones con fines extraprocesales ante notario ₁₅.

16. Donaciones ante notario ₁₆.

17. Constitución y cancelación de afectación a vivienda familiar ₁₇.

18. Conciliación ante notario ₁₈.

19. Constitución de patrimonio inembargable de familia ante notario.

20. Constitución de patrimonio inembargable de familia, por mujer cabeza de hogar ₁₉.

21. Remate ante notario ₂₀.

22. Declaración de existencia de unión marital de hecho ₂₁.

23. Declaración de existencia de sociedad patrimonial de hecho ₂₂.

24. Liquidación de sociedad patrimonial de hecho ₂₃.

25. Divorcio de matrimonio civil y cesación de efectos civiles de matrimonio religioso, ante notario ₂₄.

26. Constitución y cancelación de patrimonio inembargable de familia, ante notario ₂₅.

27. Cancelación de patrimonio inembargable de familia, ante notario ₂₆.

28. Inventario de bienes de menores ante notario ₂₇.

29. Declaración ante notario de la posesión regular de bienes urbanos considerados como vivienda de interés social ₂₈.

30. Conocer y tramitar de la autorización para enajenar bienes de los incapaces, sean estos mayores o menores de edad, de conformidad con el artículo 581 del Código General del Proceso ₂₉.

31. Conocer y tramitar de la declaración de ausencia de que trata el artículo 583 del Código General del Proceso ₃₀.

32. Conocer y tramitar el inventario solemne de bienes propios de menores bajo patria potestad o mayores discapacitados, en caso de matrimonio, de declaración de unión marital de hecho de uno de los padres, así como de la declaración de inexistencia de bienes propios del menor o del mayor discapacitado cuando fuere el caso, de conformidad con lo establecido en los artículos 169 y 170 del Código Civil” ₃₁.

33. Conocer y tramitar de la custodia del hijo menor o del mayor discapacitado y la regulación de visitas, de común acuerdo ₃₂.

34. Conocer y tramitar de las declaraciones de constitución, disolución y liquidación de la sociedad patrimonial de hecho, y de la existencia y cesación de efectos civiles de la unión marital de hecho, entre compañeros permanentes, de común acuerdo ₃₃.

35. Conocer y tramitar de la declaración de bienes de la sociedad patrimonial no declarada, ni liquidada que ingresan a la sociedad conyugal ₃₄.

36. Conocer y tramitar de la cancelación de hipotecas en mayor extensión, en los casos de subrogación ₃₅.

37. Conocer y tramitar de la solicitud de copias sustitutivas de las primeras copias que prestan mérito ejecutivo ₃₆.

38. Conocer y tramitar de las correcciones de errores en los registros civiles ₃₇.

39. Conocer y tramitar de la cancelación y sustitución voluntaria del patrimonio de familia inembargable ₃₈.

* Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales ₃₉.

* Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

* Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento ₄₀.

* Clientes: Persona natural o jurídica, pública o privada a los cuales LA NOTARIA PRIMERA DE IBAGUE presta sus servicios mediante la función notarial.

* Dato Personal: Cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica ₄₁. Son algunos ejemplos de datos personales los siguientes: nombre, cédula de ciudadanía, dirección, correo electrónico, número telefónico, estado civil, ocupación, huella dactilar, bienes, etc.

* Dato sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, etc.

* Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas ₄₂.

* Documento público: Se considera documento público, el otorgado por un funcionario público en ejercicio de sus funciones o con su intervención. Así mismo, es público el otorgado por un particular que preste funciones públicas y que son plena prueba de los hechos del que el funcionario da fe ₄₃.

La ley 455 de 1998 ₄₄, considera documentos públicos los siguientes:

Documentos que emanan de una autoridad o un funcionario relacionado con las cortes o tribunales de un Estado, incluyendo los que emanen de un fiscal, un secretario de un tribunal o un portero de estrados;
Documentos administrativos;
Actos notariales;
Certificados oficiales colocados en documentos firmados por personas a título personal.

* Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento ₄₅.

* Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos ₄₆.

* Reclamo: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.

* Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento ₄₇.

* Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

* Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

* Tratamiento ₄₈: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Para el Tratamiento de los Datos Personales, LA NOTARIA PRIMERA DE IBAGUE aplicará los principios que se mencionan a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

* Legalidad: El Tratamiento de datos personales se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables (Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios).

* Finalidad: Los datos personales recolectados serán utilizados para un propósito específico y explícito el cual debe ser informado al Titular o permitido por la Ley. El Titular será informado de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada.

* Libertad: La recolección de los Datos Personales solo podrá ejercerse con la autorización, previa, expresa e informada del Titular.

* Veracidad o Calidad: La información sujeta al Tratamiento de Datos Personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

* Transparencia: En el Tratamiento de Datos Personales se garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

* Acceso y circulación restringida: El Tratamiento de datos personales solo podrá realizarse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.

* Seguridad: Los Datos Personales sujetos a Tratamiento se manejarán adoptando todas las medidas de seguridad que sean necesarias para evitar su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

* Confidencialidad: Todos los funcionarios que trabajen en LA NOTARIA PRIMERA DE IBAGUE están obligados a guardar reserva sobre la información personal a la que tengan acceso con ocasión de su trabajo en LA NOTARIA PRIMERA DE IBAGUE.

El Tratamiento de datos personales ha sido definido como “cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión” ₄₉. En el caso de las imágenes de personas determinadas o determinables, operaciones como la captación, grabación, transmisión, almacenamiento, conservación, o reproducción en tiempo real o posterior, entre otras, son consideradas como Tratamiento de datos personales y, en consecuencia, se encuentran sujetas al Régimen General de Protección de Datos Personales.

5.1. Procedimientos para la protección de datos a través de las zonas video-vigiladas

* Su acceso, circulación y visualización será restringido, y estará en cabeza del Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales y/o por las personas autorizadas por el Titular.

* Su ubicación se hará de forma estratégica, de manera que no interfiera con los derechos fundamentales a la intimidad, al buen nombre y la protección de datos personales, consagrados en el artículo 15 de la Constitución Política.

* Se informará a los Titulares acerca de la recolección de datos mediante avisos de privacidad ubicados en zonas estratégicas dentro de nuestras oficinas, que garanticen su fácil visualización.

* Se suscribirán cláusulas de confidencialidad con las personas con acceso a los sistemas de vigilancia, extendidas incluso después de finalizada la relación laboral y contractual.

Doris Mora Orrego, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales de LA NOTARIA PRIMERA DE IBAGUE, para el adecuado desarrollo de la prestación del servicio notarial, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, compila, almacena, usa, reproduce, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, clientes, proveedores, acreedores y deudores, para los siguientes propósitos o finalidades:

6.1. Finalidades generales para el tratamiento de Datos Personales

* Evaluar la calidad del servicio y realizar análisis estadísticos para usos internos;

* Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales;

* Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, clientes, distribuidores, proveedores y deudores, para las finalidades inherentes a la prestación del servicio notarial.

* Transferir la información recolectada a distintas áreas de LA NOTARIA PRIMERA DE IBAGUE, cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera, tesorería, contabilidad, entre otros);

* Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales;

* Registrar sus datos personales en los sistemas de información de LA NOTARIA PRIMERA DE IBAGUE y en sus bases de datos operativas;

* Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de LA NOTARIA PRIMERA DE IBAGUE.

* El establecimiento de zonas video-vigiladas se realiza como medida de seguridad para clientes, empleados, cualquier persona natural, así como de los bienes e instalaciones.

6.2. Respecto a los datos personales de nuestros Clientes

* Para cumplir las obligaciones contraídas por LA NOTARIA PRIMERA DE IBAGUE con sus Clientes al momento de acceder a nuestros servicios;

* Enviar información sobre el estado de los procedimientos notariales ofrecidos por LA NOTARIA PRIMERA DE IBAGUE;

* Establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas;

* Para informar y reportar a entidades gubernamentales y demás que lo requieran.

* Para alimentar la base de datos a través del software notarial, con el fin de ubicar e informar de manera oportuna a nuestros usuarios sobre el estado de sus trámites.

6.3. Respecto a los datos personales de nuestros empleados:

* Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad;

* Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de LA NOTARIA PRIMERA DE IBAGUE, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras;

* Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable;

* Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros;

* Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo;

* Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización;

* Planificar actividades empresariales;

* Para informar a entidades gubernamentales y demás que lo requieran.

6.4. Respecto a los Datos de Proveedores:

* Para la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones;

* Para hacer el registro en los sistemas de LA NOTARIA PRIMERA DE IBAGUE;

* Para procesar sus pagos y verificar saldos pendientes;

* Para informar a entidades gubernamentales y demás que lo requieran.

Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de LA NOTARIA PRIMERA DE IBAGUE, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

7.1. Conocer los Datos Personales sobre los cuales LA NOTARIA PRIMERA DE IBAGUE está realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado ₅₀.

7.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA NOTARIA PRIMERA DE IBAGUE para el Tratamiento de sus Datos Personales ₅₁.

7.3. Ser informado por LA NOTARIA PRIMERA DE IBAGUE, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales ₅₂.

7.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales ₅₃.

7.5. Solicitar a LA NOTARIA PRIMERA DE IBAGUE la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el numeral 12 de esta Política. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y LA NOTARIA PRIMERA DE IBAGUE, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.

7.6. Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento ₅₄.

Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:

1. Por el Titular;
2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad;
3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento;
4. Por estipulación a favor de otro o para otro.

LA NOTARIA PRIMERA DE IBAGUE tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En ese sentido, LA NOTARIA PRIMERA DE IBAGUE hará uso de los Datos Personales recolectados únicamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.

LA NOTARIA PRIMERA DE IBAGUE atenderá los deberes previstos para los Responsables del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan.

El área de Sistemas de LA NOTARIA PRIMERA DE IBAGUE tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de esta Política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas están obligados a reportar estas Bases de Datos al área de Sistemas y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, consultas, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.

Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entendiéndose por tales aquellos datos o base de datos que se encuentren a disposición del público, pueden ser tratados por cualquier persona siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos. ₅₅

La administración de información pública no requiere autorización del titular de los datos, pero se sujeta al cumplimiento de los principios de la administración de datos personales y a las demás disposiciones de la Ley.

De acuerdo a lo anterior, al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, y las definiciones contenidas en el numeral tercero del presente documento, se entiende que: Doris Mora Orrego, en ejercicio de sus funciones como Notario Primero del Círculo de Ibague, no se encuentra obligado a solicitar autorización para el tratamiento de datos personales contenidos en los actos notariales, entendidos como documentos públicos.

LA NOTARIA PRIMERA DE IBAGUE solicitará autorización previa, expresa e informada en todos los demás casos en que así lo requiera y que aplique el tratamiento, a los Titulares de los Datos Personales.

Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por LA NOTARIA PRIMERA DE IBAGUE, tales como:

I. Por escrito, diligenciando un formato de autorización para el Tratamiento de Datos Personales determinado por LA NOTARIA PRIMERA DE IBAGUE.

II. De forma oral, a través de una conversación telefónica o en videoconferencia.

III. Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.

IMPORTANTE: En ningún caso LA NOTARIA PRIMERA DE IBAGUE asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca.

11.1 Tratamiento de Datos Personales de Naturaleza Sensible

El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.

En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, LA NOTARIA PRIMERA DE IBAGUE informará al Titular:

1. Que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
2. Cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.

Adicionalmente, LA NOTARIA PRIMERA DE IBAGUE tratará los datos sensibles recolectados bajo estándares de seguridad y confidencialidad correspondientes a su naturaleza.

11.2 Tratamiento de Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes

Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, LA NOTARIA PRIMERA DE IBAGUE sólo realizará el Tratamiento, correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, LA NOTARIA PRIMERA DE IBAGUE deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Los Titulares de Datos Personales tratados por LA NOTARIA PRIMERA DE IBAGUE tienen derecho a acceder a sus Datos Personales y a los detalles de dicho Tratamiento, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación cuando consideren que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al Tratamiento de los mismos para fines específicos.

Las vías que se han implementado para garantizar el ejercicio de dichos derechos a través de la presentación de la solicitud respectiva son:

1. Comunicación dirigida a Doris Mora Orrego, Notaria Primera de Ibague, Calle 10a #3-19, Ibague, Colombia.
2. Solicitud presentada al correo electrónico: {$correo-notaria}
3. Solicitud presentada través de la página institucional www.notariaprimedadeibague.com
4. Solicitud presentada a través del teléfono +57 (8) 263 7583.

Estos canales podrán ser utilizados por Titulares de datos personales, o terceros autorizados por ley para actuar en su nombre, con el objeto de ejercer los siguientes derechos:

12.1 Procedimiento para la realización de peticiones y consultas

I. El Titular podrá consultar sus datos personales en cualquier momento. Para tal fin, podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer, a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados.

II. El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

III. La consulta y/o petición debe contener como mínimo el nombre y dirección de contacto del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta, así como una descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer el derecho de consulta y/o petición.

IV. Si la consulta y/o petición realizada por el Titular del dato resulta incompleta, LA NOTARIA PRIMERA DE IBAGUE requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta y/o petición para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta.

V. Las peticiones y/o consultas serán atendida por LA NOTARIA PRIMERA DE IBAGUE en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

12.2 Procedimiento para la realización de quejas y reclamos

De conformidad con lo establecido en el Artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, cuando el Titular o sus causahabientes
56, consideren que la información tratada por LA NOTARIA PRIMERA DE IBAGUE deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando deba ser revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar una solicitud ante LA NOTARIA PRIMERA DE IBAGUE, la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:

I. El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

II. La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los medios habilitados por LA NOTARIA PRIMERA DE IBAGUE indicados en el presente documento y contener, como mínimo, la siguiente información:

a. El nombre y dirección de domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
b. Los documentos que acrediten la identidad del solicitante y en caso dado, la de su representante con la respectiva autorización.
c. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos y la solicitud concreta.

III. Si la solicitud se presenta incompleta, LA NOTARIA PRIMERA DE IBAGUE deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su solicitud.

IV. En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverlo, dará traslado a Jorge Manrique Andrade, Notario Segundo, en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

V. Una vez recibida la solicitud, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que ésta sea decidida.

VI. El término máximo para atender esta solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado sobre los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Cuando se utilizan los servicios contenidos dentro de los sitios web de LA NOTARIA PRIMERA DE IBAGUE, ésta podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como “cookies”, a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente Datos Personales de los usuarios. También se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web de LA NOTARIA PRIMERA DE IBAGUE tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las “cookies”, de acuerdo con las opciones de su navegador de internet.

LA NOTARIA PRIMERA DE IBAGUE, en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de LA NOTARIA PRIMERA DE IBAGUE se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. LA NOTARIA PRIMERA DE IBAGUE no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de LA NOTARIA PRIMERA DE IBAGUE y sus Encargados. LA NOTARIA PRIMERA DE IBAGUE exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.

LA NOTARIA PRIMERA DE IBAGUE no solicitará la autorización cuando la transferencia de datos se encuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la Ley y sus Decretos Reglamentarios.

Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad, y el Anexo de Formato de Autorización que hace parte de esta Política, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 1 de Septiembre de 2017.

1. Decreto. 960/70, art. 3.
2. Decreto. 960/70, art. 3.
3. Decreto. 960/70, art. 3.
4. Decreto. 960/70, art. 3.
5. Decreto. 960/70, art. 3.
6. Decreto. 960/70, art. 3.
7. Decreto. 960/70, art. 3.
8. Decreto. 960/70, art. 3.
9. Decreto. 960/70, art. 3.
10. Decreto. 960/70, art. 3.
11. Decreto. 960/70, art. 3.
12. Decreto. 902/88.
13. Decreto. 902/88.
14. Decreto. 2668/88.
15. Decreto. 1557/89, art. 1.
16. Decreto. 1712/89.
17. Ley. 258/96.
18. Ley 640 de 2001.
19. Ley. 681/2003.
20. Ley. 794 de 2003, art. 58 y D. 890/2003.
21. Ley. 979/2005.
22. Ley. 979/2005.
23. Ley. 979/2005.
24. Ley. 992/2005, art. 34 y D. 4436/2005, art. 1.
25. Ley. 992, art. 37 y D. 2817 de 2006, y D. 19 de 2012, arts 84 y ss.
26. Ley. 992, art. 37 y D. 2817 de 2006, y D. 19 de 2012, arts 84 y ss.
27. Ley. 992, art. 37 y D. 2817 de 2006.
28. Ley. 1183/2008.
29. Ley 1564 de 2012, Código General del Proceso, art. 617, numeral 1.
30. Ley 1564 de 2012, Código General del Proceso, art. 617, numeral 2.
31. Ley 1564 de 2012, Código General del Proceso, art. 617, numeral 3.
32. Ley 1564 de 2012, Código General del Proceso, art. 617, numeral 4.
33. Ley 1564 de 2012, Código General del Proceso, art. 617, numeral 5.
34. Ley 1564 de 2012, Código General del Proceso, art. 617, numeral 6.
35. Ley 1564 de 2012, Código General del Proceso, art. 617, numeral 7.
36. Ley 1564 de 2012, Código General del Proceso, art. 617, numeral 8.
37. Ley 1564 de 2012, Código General del Proceso, art. 617, numeral 9.
38. Ley 1564 de 2012, Código General del Proceso, art. 617, numeral 10.
39. Ley 1581 de 2012, art. 3, literal A.
40. Ley 1581 de 2012, art. 3, literal B.
41. Ley 1266 de 2008. Art. 3, literal E.
42. Ley 1266 de 2008, art 3 Literal F.
43. Ley 1564 de 2012, art 257.
44. Ley 455 de 1998, art 1. literal C.
45. Ley 1581 de 2012, art. 3, literal D.
46. Ley 1581 de 2012, art. 3, literal E.
47. Ley 1581 de 2012, art. 3, literal F.
48. Ley 1581 de 2012, art. 3, literal G.
49. Ley 1581 de 2012, art. 3, literal G.
50. Ley 1581 de 2012, art. 8, literal A.
51. Ley 1581 de 2012, art. 8, literal B.
52. Ley 1581 de 2012, art. 8, literal C
53. Ley 1581 de 2012, art. 8, literal D
54. Ley 1581 de 2012, art. 8, literal F
55. Decreto 1377 de 2013, Artículo 5, inciso 2.
56. Ley 1581 de 2012, art. 13.